Gestionando Proveedores#
Los proveedores son vendedores que proporcionan sus ingredientes y productos. Esta guía explica cómo gestionar la información de proveedores en MenuM8, rastrear de quién compra y organizar las compras eficientemente.
¿Qué Son los Proveedores?#
Entendiendo la Gestión de Proveedores#
Proveedores en MenuM8:
- Vendedores que le venden ingredientes
- Rastree información de contacto
- Asigne a inputs (ingredientes)
- Genere listas de compras específicas por proveedor
- Compare precios entre proveedores
Por Qué Rastrear Proveedores:
- Compras organizadas
- Reordenamiento rápido
- Comparación de precios
- Gestión de relaciones con proveedores
- Listas de compras eficientes
Ejemplo de Proveedores:
Distribuidora de Alimentos S.A.
- Productos secos, artículos enlatados
- Contacto: 555-1234
- Entrega martes y viernes
Frutas y Verduras Frescas
- Productos frescos, lácteos
- Contacto: 555-5678
- Entrega diaria disponible
Carnes Premium
- Carne, aves, mariscos
- Contacto: 555-9012
- Entrega al día siguiente
Función Opcional: La gestión de proveedores le ayuda a mantenerse organizado, pero puede usar MenuM8 efectivamente sin rastrear proveedores si su flujo de trabajo de compras no lo requiere.
Agregando Proveedores#
Creando un Nuevo Proveedor#
Paso a Paso:
- Vaya a Configuración → Proveedores (o Inputs → Proveedores)
- Haga clic en "Agregar Proveedor" o "Nuevo Proveedor"
- Ingrese la información del proveedor:
- Nombre del proveedor (requerido)
- Nombre de contacto
- Número de teléfono
- Dirección de email
- Sitio web
- Dirección
- Notas
- Guarde el proveedor
Ejemplo:
Nombre del Proveedor: Frutas y Verduras Frescas
Contacto: Juan García
Teléfono: (555) 123-4567
Email: pedidos@frutasfrescas.com
Sitio web: www.frutasfrescas.com
Dirección: Calle del Mercado 123, Ciudad 12345
Notas: Entrega diaria antes de las 8am, pedido mínimo €50
Campos de Información del Proveedor#
Información Básica:
- Nombre: Nombre del negocio (requerido)
- Persona de Contacto: Con quién trabaja
- Teléfono: Número de contacto principal
- Email: Para pedidos y consultas
Detalles Adicionales:
- Sitio web: Enlace al sitio o catálogo del proveedor
- Dirección: Ubicación física
- Número de Cuenta: Su ID de cuenta de cliente
- Términos de Pago: Neto 30, COD, etc.
- Días de Entrega: Cuándo entregan
- Pedido Mínimo: Requisito de compra mínima
- Notas: Cualquier otra cosa importante
Qué Incluir:
Proveedor: Carnes Premium
Contacto: María López (Gerente de Cuenta)
Teléfono: (555) 987-6543
Email: maria@carnespremium.com
Cuenta #: CP-12345
Términos: Neto 30 días
Entrega: Lunes, Miércoles, Viernes antes de las 10am
Mínimo: €100
Notas: Mejores precios en cortes enteros. Llame antes de las 2pm para entrega al día siguiente.
Asignando Proveedores a Inputs#
Vinculando Inputs y Proveedores#
Al Crear Input:
- Cree o edite el input (ingrediente)
- Encuentre el campo "Proveedor"
- Seleccione el proveedor del menú desplegable
- Guarde el input
Al Editar Input:
- Abra los detalles del input
- Cambie el proveedor
- Guarde
Ejemplo:
Input: Pechuga de Pollo
Proveedor: Carnes Premium
Precio: €6.50 por kg
Input: Lechuga Romana
Proveedor: Frutas y Verduras Frescas
Precio: €2.20 por kg
Input: Aceite de Oliva
Proveedor: Distribuidora de Alimentos S.A.
Precio: €12.00 por L
Múltiples Proveedores para el Mismo Artículo#
Mismo Artículo, Diferentes Proveedores:
- Cree inputs separados para cada proveedor
- Ejemplo: "Pechuga de Pollo (Carnes Premium)" y "Pechuga de Pollo (Proveedor Alternativo)"
- Use etiquetas para identificar principal vs. alternativo
O Rastree en Notas:
- Un input, note múltiples proveedores
- Cambie el campo de proveedor al ordenar de diferente vendedor
- Menos preciso pero más simple
Ejemplo de Enfoque:
Input Principal:
Nombre: Pechuga de Pollo - Carnes Premium
Proveedor: Carnes Premium
Precio: €6.50/kg
Etiquetas: Principal, Carne
Input Alternativo:
Nombre: Pechuga de Pollo - Metro Foods
Proveedor: Metro Foods
Precio: €7.00/kg
Etiquetas: Alternativo, Carne
Use el principal normalmente, cambie al alternativo si no está disponible.
Listas de Compras por Proveedor#
Generando Listas por Proveedor#
Lista de Compras por Proveedor (si la función está disponible):
- Cree un costeo con productos
- Genere lista de compras
- Agrupe o filtre por proveedor
- Vea qué ordenar de cada vendedor
- Exporte o imprima
Ejemplo de Salida:
Lista de Compras para Boda (100 invitados)
Frutas y Verduras Frescas:
- Lechuga Romana: 12 kg
- Tomates: 8 kg
- Zanahorias: 5 kg
- Albahaca Fresca: 500g
Subtotal: €47.80
Carnes Premium:
- Pechuga de Pollo: 18 kg
- Lomo de Res: 6 kg
- Filetes de Salmón: 10 kg
Subtotal: €285.40
Distribuidora de Alimentos S.A.:
- Aceite de Oliva: 3 L
- Harina: 10 kg
- Tomates Enlatados: 6 latas
Subtotal: €58.20
Total: €391.40
Organizando Pedidos#
Pedidos Eficientes:
- Una lista por proveedor
- Llame o envíe email a cada proveedor con su lista específica
- Rastree requisitos de pedido mínimo
- Combine pedidos para cumplir mínimos
- Programe según días de entrega
Ejemplo de Flujo de Trabajo:
Lunes por la Mañana:
1. Genere lista de compras para evento del sábado
2. Agrupe por proveedor
3. Revise lista de Frutas y Verduras Frescas
4. Total del pedido: €47.80 (cumple mínimo de €50 con cargo de entrega)
5. Llame antes de las 10am para entrega el martes
6. Repita para otros proveedores según su programa de entrega
Comparando Proveedores#
Comparación de Precios#
Rastreando Precios:
- Mismo artículo de diferentes proveedores
- Compare precios de inputs
- Cambie al mejor precio
- Rastree cambios de precios a lo largo del tiempo
Ejemplo:
Comparación de Pechuga de Pollo:
- Carnes Premium: €6.50/kg (Principal)
- Metro Foods: €7.00/kg (Alternativo)
- Club Mayorista: €6.20/kg (Solo al por mayor, mínimo 50kg)
Decisión: Use Carnes Premium (buen precio, confiable, cantidades flexibles)
Consideraciones de Calidad#
Más Allá del Precio:
- Calidad del producto
- Confiabilidad de entrega
- Servicio al cliente
- Términos de pago
- Política de devoluciones
Ejemplo de Evaluación:
Proveedor A:
Precio: ★★★★☆ (bueno)
Calidad: ★★★★★ (excelente)
Confiabilidad: ★★★★★ (siempre a tiempo)
Servicio: ★★★★☆ (responsivo)
General: Proveedor preferido
Proveedor B:
Precio: ★★★★★ (mejor)
Calidad: ★★★☆☆ (inconsistente)
Confiabilidad: ★★☆☆☆ (a menudo tarde)
Servicio: ★★☆☆☆ (difícil de contactar)
General: Solo como alternativo
Editando Información del Proveedor#
Actualizando Detalles del Proveedor#
Cuándo Actualizar:
- Cambia la persona de contacto
- Cambian teléfono/email
- Cambia el horario de entrega
- Cambian los términos de precios
- Cambia la dirección
Cómo Editar:
- Vaya a Configuración → Proveedores
- Encuentre el proveedor en la lista
- Haga clic para editar
- Actualice la información
- Guarde los cambios
Ejemplo de Actualización:
Frutas y Verduras Frescas - Actualizaciones:
Contacto Anterior: Juan García
Nuevo Contacto: Elena Rodríguez (Juan se jubiló)
Teléfono Anterior: (555) 123-4567
Nuevo Teléfono: (555) 123-4999
Entrega Anterior: Diaria
Nueva Entrega: Lunes, Miércoles, Viernes (cambio de horario)
Actualice notas y guarde.
Actualizaciones Masivas#
Cambiando Múltiples Inputs:
- Si la información del proveedor cambia, actualice el registro del proveedor
- Todos los inputs vinculados a ese proveedor ven la información actualizada
- No necesita editar cada input individualmente
Desactivando o Eliminando Proveedores#
Eliminando Proveedores#
Desactivar vs. Eliminar:
- Desactivar: Ocultar de la lista activa, mantener historial
- Eliminar: Eliminar permanentemente (si no hay inputs asignados)
Cuándo Eliminar:
- Ya no usa el proveedor
- El proveedor cerró
- Cambió a mejor vendedor
- Consolidando proveedores
Proceso:
- Revise qué inputs usan el proveedor
- Reasigne esos inputs a nuevo proveedor (o desasigne)
- Luego desactive o elimine el proveedor
Ejemplo:
Eliminando proveedor "Alimentos ABC":
Inputs usando Alimentos ABC:
- Azúcar (bolsa de 5kg)
- Sal (1kg)
- Pimienta (500g)
Acción:
1. Edite Azúcar → Cambie proveedor a Distribuidora de Alimentos S.A.
2. Edite Sal → Cambie proveedor a Distribuidora de Alimentos S.A.
3. Edite Pimienta → Cambie proveedor a Distribuidora de Alimentos S.A.
4. Elimine proveedor Alimentos ABC (ahora sin usar)
Protección de Datos: No puede eliminar un proveedor mientras hay inputs asignados. Reasigne los inputs primero, luego elimine el proveedor.
Mejores Prácticas de Proveedores#
Organice Efectivamente#
Convenciones de Nombres:
- Use nombres claros y consistentes
- "Frutas y Verduras Frescas" no "FVF" o "Frescas" a veces y "Verduras" otras veces
- Más fácil de buscar y filtrar
Información Completa:
- Complete todos los campos relevantes
- Mantenga la información de contacto actualizada
- Documente horarios de entrega
- Note pedidos mínimos
Revisión Regular:
- Actualice información de contacto trimestralmente
- Elimine proveedores no usados
- Verifique que los precios estén actualizados
- Revise que los horarios de entrega sigan siendo precisos
Relaciones con Proveedores#
Documente Detalles Importantes:
Proveedor: Carnes Premium
Gerente de Cuenta: María López
Nota Personal: Prefiere pedidos por teléfono antes de las 2pm. Muy servicial para pedidos urgentes. Gran fuente para cortes especiales. Cerrado domingos.
Estado de Cliente Preferido: Sí (5 años con ellos)
Precios Especiales: 10% de descuento en pedidos mayores a €500
Rastree Rendimiento:
- Entregas a tiempo
- Consistencia de calidad del producto
- Estabilidad de precios
- Capacidad de respuesta del servicio
- Documente en notas
Escenarios de Proveedores#
Escenario 1: Proveedores Principal y Alternativo#
Configuración:
Principal para Productos Frescos:
Proveedor: Frutas y Verduras Frescas
Inputs: Todas las verduras y frutas frescas
Notas: Proveedor principal, mejor calidad, entrega diaria
Alternativo para Productos Frescos:
Proveedor: Metro Produce
Inputs: Mismos artículos como inputs alternativos separados
Notas: Use cuando Frescas no tenga stock o esté cerrado
Flujo de trabajo: Ordene de Frescas, cambie a Metro si es necesario
Escenario 2: Proveedores Especializados#
Diferentes Proveedores por Categorías:
Carnes: Carnes Premium (artículos especiales, asesoría experta)
Productos Frescos: Frutas y Verduras Frescas (frescura diaria)
Productos Secos: Distribuidora de Alimentos S.A. (precios al por mayor)
Lácteos: Lácteos Locales (del campo, apoya lo local)
Mariscos: Mariscos Costeros (captura fresca overnight)
Cada proveedor sobresale en su categoría—aproveche sus fortalezas.
Escenario 3: Consolidación para Eficiencia#
Antes:
5 proveedores diferentes, pedidos pequeños a cada uno
Muchos cargos de entrega, sobrecarga de coordinación
Múltiples facturas que gestionar
Después:
2 proveedores principales (Distribuidora S.A., Frescas)
Pedidos más grandes, mejores precios
Menos entregas, menos coordinación
Contabilidad simplificada
Compensación: Ligeramente menos especialización, pero mucho más eficiente.
Escenario 4: Cambio de Proveedor Estacional#
Ejemplo:
Verano:
Proveedor: Granja Local
Inputs: Tomates, lechuga, pepinos, berries
Razón: Temporada alta, mejor calidad, apoyo local
Invierno:
Proveedor: Metro Foods
Inputs: Tomates, lechuga, pepinos (sin berries locales)
Razón: Granja local cerrada, necesita fuente confiable todo el año
Actualice asignaciones de proveedores estacionalmente.
Informes y Análisis de Proveedores#
Informes de Uso (si disponible)#
Gasto por Proveedor:
- Cuánto gastó con cada proveedor
- Qué proveedor proporciona más ingredientes
- Tendencias de costos a lo largo del tiempo
Ejemplo de Informe:
Gasto por Proveedor (Último Trimestre):
Distribuidora de Alimentos S.A.: €8,450 (42%)
Frutas y Verduras Frescas: €6,200 (31%)
Carnes Premium: €4,100 (20%)
Lácteos Locales: €1,250 (6%)
Total: €20,000
Optimizando la Mezcla de Proveedores#
Preguntas de Análisis:
- ¿Dependo demasiado de un proveedor?
- ¿Podría consolidar para mejores precios?
- ¿Valen la pena los proveedores de nicho por la sobrecarga?
- ¿Debería cambiar para ahorrar dinero?
Ejemplo de Análisis:
Actual: 7 proveedores, pedido promedio €60 cada uno
Propuesto: 3 proveedores, pedido promedio €140 cada uno
Beneficios:
- Menos cargos de entrega
- Mejores precios al por mayor (pedidos más grandes)
- Posición de negociación más fuerte
- Menos trabajo administrativo
Desventajas:
- Menos variedad de productos
- Mayor riesgo si el proveedor tiene problemas
- Puede perder servicio especializado
Decisión: Consolidar a 4 proveedores (mantener uno especialista para artículos únicos)
Integración con el Flujo de Trabajo de MenuM8#
Ejemplo de Flujo de Trabajo Completo#
Planificación de Eventos con Proveedores:
1. Crear costeo para evento (100 invitados)
2. Agregar productos al costeo
3. Generar lista de compras
4. Agrupar por proveedor:
- Frescas: €120 (productos frescos)
- Carnes Premium: €340 (proteínas)
- Distribuidora S.A.: €85 (productos secos)
5. Revisar horarios de entrega de proveedores
6. Hacer pedidos:
- Martes: Ordenar de Frescas (entrega jueves para preparación viernes)
- Miércoles: Ordenar de Carnes Premium (entrega viernes)
- Cualquier momento: Ordenar de Distribuidora (entrega al día siguiente)
7. Recibir ingredientes
8. Preparar evento
Costeo de Recetas con Datos de Proveedores#
Ejemplo:
Producto: Ensalada César
Ingredientes:
- Lechuga Romana (Frescas): €0.30
- Parmesano (Lácteos Locales): €0.45
- Crutones (Distribuidora S.A.): €0.15
- Aderezo César (hecho en casa): €0.25
Costo Total: €1.15 por porción
El desglose por proveedor muestra de dónde viene cada costo.
Solución de Problemas de Proveedores#
No Puedo Eliminar el Proveedor#
Problema: Error al intentar eliminar el proveedor
Causa: Los inputs todavía están asignados a este proveedor
Solución:
- Vaya a la lista de Inputs
- Filtre por proveedor (si está disponible)
- Reasigne o elimine esos inputs
- Intente eliminar el proveedor de nuevo
El Proveedor No Aparece en el Menú Desplegable#
Problema: No puedo seleccionar el proveedor al editar el input
Causa: El proveedor puede estar desactivado o eliminado
Solución:
- Revise la lista de proveedores
- Reactive el proveedor si es necesario
- O cree una nueva entrada de proveedor
Perdí la Información de Contacto del Proveedor#
Problema: Necesito actualizar la información del proveedor, no recuerdo los detalles
Solución:
- Revise facturas antiguas para información de contacto
- Busque en línea el sitio web del proveedor
- Llame al número principal para obtener contacto actual
- Actualice el registro de MenuM8
Preguntas Comunes#
¿Tengo que usar proveedores en MenuM8?#
No, los proveedores son opcionales. Puede gestionar inputs sin asignar proveedores. Los proveedores son una función de conveniencia para organización y agrupación de listas de compras.
¿Puedo asignar múltiples proveedores a un input?#
No directamente en un input. Cree inputs separados para cada proveedor (ej., "Harina - Proveedor A" y "Harina - Proveedor B") o rastree alternativas en notas.
¿Puedo importar mi lista de proveedores?#
Depende de la versión de MenuM8. Algunas versiones soportan importación CSV. Revise la documentación o contacte soporte. De lo contrario, agregue proveedores manualmente.
¿Cuántos proveedores puedo agregar?#
Típicamente sin límite. Agregue tantos proveedores como trabaje. Sin embargo, demasiados pueden hacer las listas difíciles de manejar—considere consolidar para eficiencia.
¿Puedo rastrear historial de compras por proveedor?#
MenuM8 principalmente rastrea datos de costeo y recetas, no historial completo de compras. Para registros detallados de compras, considere integrar con software de contabilidad o inventario.
¿Puedo exportar información de proveedores?#
Típicamente sí, vía exportación CSV o Excel. Revise Configuración o Informes para opciones de exportación.
Obteniendo Ayuda#
Soporte de Gestión de Proveedores#
Contacte Soporte:
- Visite nuestra Página de Soporte para asistencia
- Preguntas sobre funciones de proveedores
- Ayuda con estrategias de organización
- Asistencia con importación/exportación de datos
Revise la Documentación:
- Revise funciones específicas para su plan
- Algunas funciones de proveedores pueden variar según el nivel del plan
Manténgase Organizado: La gestión de proveedores le ayuda a optimizar compras, comparar precios y mantener relaciones fuertes con vendedores. Mantenga la información actualizada para máxima eficiencia.