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Einstellungen & Konfiguration
Lieferanten verwalten
Lieferanten erstellen, bearbeiten und mit Inputs verknüpfen
6 Min. Lesezeit
Lieferanten erstellen, bearbeiten und mit Inputs verknüpfen
Lieferanten sind Anbieter, die Ihre Zutaten und Produkte liefern. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Lieferanteninformationen in MenuM8 verwalten, nachverfolgen, von wem Sie kaufen, und den Einkauf effizient organisieren.
Lieferanten in MenuM8:
Warum Lieferanten verfolgen:
Beispiel-Lieferanten:
Restaurant Supply GmbH
- Trockenwaren, Konserven
- Kontakt: 0800-1234
- Liefert Dienstags und Freitags
Frischmarkt Bauernhof
- Frisches Gemüse, Milchprodukte
- Kontakt: 0800-5678
- Tägliche Lieferung möglich
Qualitätsfleisch AG
- Fleisch, Geflügel, Meeresfrüchte
- Kontakt: 0800-9012
- Lieferung am nächsten Tag
Optionale Funktion: Lieferantenverwaltung hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, aber Sie können MenuM8 auch effektiv ohne Lieferantenverfolgung nutzen, wenn Ihr Einkaufsworkflow dies nicht erfordert.
Schritt für Schritt:
Beispiel:
Lieferantenname: Frischmarkt Bauernhof
Kontakt: Hans Müller
Telefon: (0800) 123-4567
E-Mail: bestellungen@frischmarkt.de
Website: www.frischmarkt.de
Adresse: Marktstraße 123, 12345 Musterstadt
Notizen: Liefert täglich vor 8 Uhr, Mindestbestellung €50
Basisinformationen:
Zusätzliche Details:
Was einzuschließen ist:
Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Kontakt: Sarah Schmidt (Kundenbetreuerin)
Telefon: (0800) 987-6543
E-Mail: sarah@qualitaetsfleisch.de
Kundennummer: QF-12345
Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto
Lieferung: Montag, Mittwoch, Freitag vor 10 Uhr
Mindestbestellung: €100
Notizen: Beste Preise für ganze Stücke. Bis 14 Uhr anrufen für Lieferung am nächsten Tag.
Beim Erstellen eines Inputs:
Beim Bearbeiten eines Inputs:
Beispiel:
Input: Hähnchenbrust
Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Preis: €6,50 pro kg
Input: Römersalat
Lieferant: Frischmarkt Bauernhof
Preis: €2,20 pro kg
Input: Olivenöl
Lieferant: Restaurant Supply GmbH
Preis: €12,00 pro L
Gleicher Artikel, verschiedene Lieferanten:
Oder in Notizen verfolgen:
Beispiel-Ansatz:
Primärer Input:
Name: Hähnchenbrust - Qualitätsfleisch
Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Preis: €6,50/kg
Tags: Primär, Fleisch
Backup-Input:
Name: Hähnchenbrust - Metro Foods
Lieferant: Metro Foods
Preis: €7,00/kg
Tags: Backup, Fleisch
Normal von Qualitätsfleisch bestellen, bei Bedarf auf Metro wechseln.
Einkaufsliste nach Lieferant (wenn Funktion verfügbar):
Beispiel-Ausgabe:
Einkaufsliste für Hochzeit (100 Gäste)
Frischmarkt Bauernhof:
- Römersalat: 12 kg
- Tomaten: 8 kg
- Karotten: 5 kg
- Frisches Basilikum: 500g
Zwischensumme: €47,80
Qualitätsfleisch AG:
- Hähnchenbrust: 18 kg
- Rinderfilet: 6 kg
- Lachsfilets: 10 kg
Zwischensumme: €285,40
Restaurant Supply GmbH:
- Olivenöl: 3 L
- Mehl: 10 kg
- Dosentomaten: 6 Dosen
Zwischensumme: €58,20
Gesamt: €391,40
Effizientes Bestellen:
Beispiel-Workflow:
Montagmorgen:
1. Einkaufsliste für Event am Samstag generieren
2. Nach Lieferant gruppieren
3. Frischmarkt-Liste prüfen
4. Bestellsumme: €47,80 (erreicht €50 Minimum mit Liefergebühr)
5. Vor 10 Uhr anrufen für Dienstag-Lieferung
6. Für andere Lieferanten nach deren Lieferplan wiederholen
Preise verfolgen:
Beispiel:
Hähnchenbrust-Vergleich:
- Qualitätsfleisch AG: €6,50/kg (Primär)
- Metro Foods: €7,00/kg (Backup)
- Großhandel: €6,20/kg (nur Großmenge, mindestens 50kg)
Entscheidung: Qualitätsfleisch AG verwenden (guter Preis, zuverlässig, flexible Mengen)
Über den Preis hinaus:
Beispiel-Bewertung:
Lieferant A:
Preis: ★★★★☆ (gut)
Qualität: ★★★★★ (ausgezeichnet)
Zuverlässigkeit: ★★★★★ (immer pünktlich)
Service: ★★★★☆ (reaktionsschnell)
Gesamt: Bevorzugter Lieferant
Lieferant B:
Preis: ★★★★★ (bester)
Qualität: ★★★☆☆ (inkonsistent)
Zuverlässigkeit: ★★☆☆☆ (oft verspätet)
Service: ★★☆☆☆ (schwer erreichbar)
Gesamt: Nur Backup
Wann aktualisieren:
Wie bearbeiten:
Beispiel-Update:
Frischmarkt Bauernhof - Updates:
Alter Kontakt: Hans Müller
Neuer Kontakt: Emily Rodriguez (Hans im Ruhestand)
Alte Telefonnummer: (0800) 123-4567
Neue Telefonnummer: (0800) 123-4999
Alte Lieferung: Täglich
Neue Lieferung: Montag, Mittwoch, Freitag (geänderter Plan)
Notizen aktualisieren und speichern.
Mehrere Inputs ändern:
Deaktivieren vs. Löschen:
Wann entfernen:
Prozess:
Beispiel:
Lieferant "ABC Foods" entfernen:
Inputs, die ABC Foods verwenden:
- Zucker (5kg Beutel)
- Salz (1kg)
- Pfeffer (500g)
Aktion:
1. Zucker bearbeiten → Lieferant auf Restaurant Supply GmbH ändern
2. Salz bearbeiten → Lieferant auf Restaurant Supply GmbH ändern
3. Pfeffer bearbeiten → Lieferant auf Restaurant Supply GmbH ändern
4. ABC Foods Lieferant löschen (jetzt ungenutzt)
Datenschutz: Lieferant kann nicht gelöscht werden, während Inputs zugewiesen sind. Zuerst Inputs neu zuweisen, dann Lieferant löschen.
Namenskonventionen:
Vollständige Informationen:
Regelmäßige Überprüfung:
Wichtige Details dokumentieren:
Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Kundenbetreuerin: Sarah Schmidt
Persönliche Notiz: Bevorzugt Bestellungen telefonisch vor 14 Uhr. Sehr entgegenkommend bei Eilbestellungen. Tolle Quelle für Spezialstücke. Sonntags geschlossen.
Bevorzugter-Kunde-Status: Ja (seit 5 Jahren dabei)
Sonderpreise: 10% Rabatt auf Bestellungen über €500
Leistung verfolgen:
Setup:
Primär für Gemüse:
Lieferant: Frischmarkt Bauernhof
Inputs: Alles frisches Gemüse und Obst
Notizen: Primärlieferant, beste Qualität, tägliche Lieferung
Backup für Gemüse:
Lieferant: Metro Gemüse
Inputs: Gleiche Artikel als separate Backup-Inputs
Notizen: Verwenden, wenn Frischmarkt nicht vorrätig oder geschlossen
Workflow: Bei Frischmarkt bestellen, bei Bedarf auf Metro wechseln
Verschiedene Lieferanten für Kategorien:
Fleisch: Qualitätsfleisch AG (Spezialitäten, Expertenberatung)
Gemüse: Frischmarkt Bauernhof (täglich frisch)
Trockenwaren: Restaurant Supply GmbH (Großmengenpreise)
Milchprodukte: Lokale Molkerei (hoffrisch, unterstützt lokal)
Meeresfrüchte: Küstenfisch (frischer Fang über Nacht)
Jeder Lieferant glänzt in seiner Kategorie—Stärken nutzen.
Vorher:
5 verschiedene Lieferanten, kleine Bestellungen bei jedem
Viele Liefergebühren, Koordinationsaufwand
Mehrere Rechnungen zu verwalten
Nachher:
2 Hauptlieferanten (Restaurant Supply GmbH, Frischmarkt)
Größere Bestellungen, bessere Preise
Weniger Lieferungen, weniger Koordination
Vereinfachte Buchhaltung
Kompromiss: Etwas weniger Spezialisierung, aber viel effizienter.
Beispiel:
Sommer:
Lieferant: Lokaler Bauernmarkt
Inputs: Tomaten, Salat, Gurken, Beeren
Grund: Hauptsaison, beste Qualität, lokal unterstützen
Winter:
Lieferant: Metro Foods
Inputs: Tomaten, Salat, Gurken (keine lokalen Beeren)
Grund: Lokaler Bauernhof geschlossen, zuverlässige Ganzjahresquelle nötig
Lieferantenzuweisungen saisonal aktualisieren.
Lieferantenausgaben:
Beispiel-Bericht:
Lieferantenausgaben (Letztes Quartal):
Restaurant Supply GmbH: €8.450 (42%)
Frischmarkt Bauernhof: €6.200 (31%)
Qualitätsfleisch AG: €4.100 (20%)
Lokale Molkerei: €1.250 (6%)
Gesamt: €20.000
Analysefragen:
Beispiel-Analyse:
Aktuell: 7 Lieferanten, durchschnittliche Bestellung €60 je
Vorgeschlagen: 3 Lieferanten, durchschnittliche Bestellung €140 je
Vorteile:
- Weniger Liefergebühren
- Bessere Großmengenpreise (größere Bestellungen)
- Stärkere Verhandlungsposition
- Weniger Verwaltungsarbeit
Nachteile:
- Weniger Produktvielfalt
- Höheres Risiko bei Lieferantenproblem
- Kann spezialisierten Service verlieren
Entscheidung: Auf 4 Lieferanten konsolidieren (einen Spezialisten für einzigartige Artikel behalten)
Eventplanung mit Lieferanten:
1. Kalkulation für Event erstellen (100 Gäste)
2. Produkte zur Kalkulation hinzufügen
3. Einkaufsliste generieren
4. Nach Lieferant gruppieren:
- Frischmarkt: €120 (Gemüse)
- Qualitätsfleisch: €340 (Proteine)
- Restaurant Supply: €85 (Trockenwaren)
5. Lieferantenlieferpläne prüfen
6. Bestellungen aufgeben:
- Dienstag: Bei Frischmarkt bestellen (Donnerstag-Lieferung für Freitag-Vorbereitung)
- Mittwoch: Bei Qualitätsfleisch bestellen (Freitag-Lieferung)
- Jederzeit: Bei Restaurant Supply bestellen (Lieferung am nächsten Tag)
7. Zutaten empfangen
8. Event vorbereiten
Beispiel:
Produkt: Caesar Salat
Zutaten:
- Römersalat (Frischmarkt): €0,30
- Parmesan (Lokale Molkerei): €0,45
- Croutons (Restaurant Supply): €0,15
- Caesar-Dressing (hausgemacht): €0,25
Gesamtkosten: €1,15 pro Portion
Lieferantenaufschlüsselung zeigt, woher jede Kostenkomponente kommt.
Problem: Fehler beim Versuch, Lieferant zu löschen
Ursache: Inputs sind diesem Lieferanten noch zugewiesen
Lösung:
Problem: Kann Lieferant beim Bearbeiten eines Inputs nicht auswählen
Ursache: Lieferant könnte deaktiviert oder gelöscht sein
Lösung:
Problem: Muss Lieferantendaten aktualisieren, kann Details nicht erinnern
Lösung:
Nein, Lieferanten sind optional. Sie können Inputs ohne Lieferantenzuweisung verwalten. Lieferanten sind eine Komfortfunktion für Organisation und Einkaufslistengruppierung.
Nicht direkt in einem Input. Erstellen Sie separate Inputs für jeden Lieferanten (z.B. "Mehl - Lieferant A" und "Mehl - Lieferant B") oder verfolgen Sie Alternativen in Notizen.
Abhängig von der MenuM8-Version. Einige Versionen unterstützen CSV-Import. Dokumentation prüfen oder Support kontaktieren. Ansonsten Lieferanten manuell hinzufügen.
Normalerweise kein Limit. Fügen Sie so viele Lieferanten hinzu, wie Sie verwenden. Allerdings können zu viele Listen unhandlich machen—erwägen Sie Konsolidierung für Effizienz.
MenuM8 verfolgt primär Kalkulationen und Rezeptdaten, nicht vollständige Einkaufshistorie. Für detaillierte Einkaufsaufzeichnungen erwägen Sie Integration mit Buchhaltungs- oder Inventarsoftware.
Normalerweise ja, über CSV- oder Excel-Export. Prüfen Sie Einstellungen oder Berichte für Exportoptionen.
Support kontaktieren:
Dokumentation prüfen:
Organisiert bleiben: Lieferantenverwaltung hilft Ihnen, den Einkauf zu rationalisieren, Preise zu vergleichen und starke Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Halten Sie Informationen aktuell für maximale Effizienz.