Lieferanten verwalten#

Lieferanten sind Anbieter, die Ihre Zutaten und Produkte liefern. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Lieferanteninformationen in MenuM8 verwalten, nachverfolgen, von wem Sie kaufen, und den Einkauf effizient organisieren.

Was sind Lieferanten?#

Lieferantenverwaltung verstehen#

Lieferanten in MenuM8:

• Anbieter, die Ihnen Zutaten verkaufen
• Kontaktinformationen verfolgen
• Inputs (Zutaten) zuweisen
• Lieferantenspezifische Einkaufslisten erstellen
• Preise zwischen Lieferanten vergleichen

Warum Lieferanten verfolgen:

• Organisierter Einkauf
• Schnelle Nachbestellung
• Preisvergleich
• Lieferantenbeziehungsmanagement
• Effiziente Einkaufslisten

Beispiel-Lieferanten:

Restaurant Supply GmbH
- Trockenwaren, Konserven
- Kontakt: 0800-1234
- Liefert Dienstags und Freitags

Frischmarkt Bauernhof
- Frisches Gemüse, Milchprodukte
- Kontakt: 0800-5678
- Tägliche Lieferung möglich

Qualitätsfleisch AG
- Fleisch, Geflügel, Meeresfrüchte
- Kontakt: 0800-9012
- Lieferung am nächsten Tag

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Lieferanten hinzufügen#

Neuen Lieferanten erstellen#

Schritt für Schritt:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Lieferanten (oder Inputs → Lieferanten)
2. Klicken Sie auf "Lieferant hinzufügen" oder "Neuer Lieferant"
3. Geben Sie Lieferanteninformationen ein:
   • Lieferantenname (erforderlich)
   • Kontaktname
   • Telefonnummer
   • E-Mail-Adresse
   • Website
   • Adresse
   • Notizen
4. Lieferant speichern

Beispiel:

Lieferantenname: Frischmarkt Bauernhof
Kontakt: Hans Müller
Telefon: (0800) 123-4567
E-Mail: bestellungen@frischmarkt.de
Website: www.frischmarkt.de
Adresse: Marktstraße 123, 12345 Musterstadt
Notizen: Liefert täglich vor 8 Uhr, Mindestbestellung €50

Felder für Lieferanteninformationen#

Basisinformationen:

• Name: Firmenname (erforderlich)
• Kontaktperson: Mit wem Sie zusammenarbeiten
• Telefon: Hauptkontaktnummer
• E-Mail: Für Bestellungen und Anfragen

Zusätzliche Details:

• Website: Link zur Lieferanten-Website oder Katalog
• Adresse: Physischer Standort
• Kundennummer: Ihre Kunden-ID
• Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto, Nachnahme, etc.
• Liefertage: Wann sie liefern
• Mindestbestellung: Mindestbestellwert
• Notizen: Alles andere Wichtige

Was einzuschließen ist:

Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Kontakt: Sarah Schmidt (Kundenbetreuerin)
Telefon: (0800) 987-6543
E-Mail: sarah@qualitaetsfleisch.de
Kundennummer: QF-12345
Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto
Lieferung: Montag, Mittwoch, Freitag vor 10 Uhr
Mindestbestellung: €100
Notizen: Beste Preise für ganze Stücke. Bis 14 Uhr anrufen für Lieferung am nächsten Tag.

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Lieferanten Inputs zuweisen#

Inputs und Lieferanten verknüpfen#

Beim Erstellen eines Inputs:

1. Input (Zutat) erstellen oder bearbeiten
2. Feld "Lieferant" finden
3. Lieferant aus Dropdown auswählen
4. Input speichern

Beim Bearbeiten eines Inputs:

1. Input-Details öffnen
2. Lieferant ändern
3. Speichern

Beispiel:

Input: Hähnchenbrust
Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Preis: €6,50 pro kg

Input: Römersalat
Lieferant: Frischmarkt Bauernhof
Preis: €2,20 pro kg

Input: Olivenöl
Lieferant: Restaurant Supply GmbH
Preis: €12,00 pro L

Mehrere Lieferanten für denselben Artikel#

Gleicher Artikel, verschiedene Lieferanten:

• Separate Inputs für jeden Lieferanten erstellen
• Beispiel: "Hähnchenbrust (Qualitätsfleisch)" und "Hähnchenbrust (Backup-Lieferant)"
• Tags verwenden, um Primär vs. Backup zu identifizieren

Oder in Notizen verfolgen:

• Ein Input, mehrere Lieferanten notieren
• Lieferantenfeld wechseln, wenn bei anderem Anbieter bestellt wird
• Weniger präzise aber einfacher

Beispiel-Ansatz:

Primärer Input:
Name: Hähnchenbrust - Qualitätsfleisch
Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Preis: €6,50/kg
Tags: Primär, Fleisch

Backup-Input:
Name: Hähnchenbrust - Metro Foods
Lieferant: Metro Foods
Preis: €7,00/kg
Tags: Backup, Fleisch

Normal von Qualitätsfleisch bestellen, bei Bedarf auf Metro wechseln.

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Lieferantenbasierte Einkaufslisten#

Listen nach Lieferant erstellen#

Einkaufsliste nach Lieferant (wenn Funktion verfügbar):

1. Kalkulation mit Produkten erstellen
2. Einkaufsliste generieren
3. Nach Lieferant gruppieren oder filtern
4. Sehen, was bei jedem Anbieter zu bestellen ist
5. Exportieren oder drucken

Beispiel-Ausgabe:

Einkaufsliste für Hochzeit (100 Gäste)

Frischmarkt Bauernhof:
- Römersalat: 12 kg
- Tomaten: 8 kg
- Karotten: 5 kg
- Frisches Basilikum: 500g
Zwischensumme: €47,80

Qualitätsfleisch AG:
- Hähnchenbrust: 18 kg
- Rinderfilet: 6 kg
- Lachsfilets: 10 kg
Zwischensumme: €285,40

Restaurant Supply GmbH:
- Olivenöl: 3 L
- Mehl: 10 kg
- Dosentomaten: 6 Dosen
Zwischensumme: €58,20

Gesamt: €391,40

Bestellungen organisieren#

Effizientes Bestellen:

• Eine Liste pro Lieferant
• Jeden Lieferanten mit seiner spezifischen Liste anrufen oder mailen
• Mindestbestellmengen beachten
• Bestellungen kombinieren, um Mindestmengen zu erreichen
• Nach Liefertagen planen

Beispiel-Workflow:

Montagmorgen:
1. Einkaufsliste für Event am Samstag generieren
2. Nach Lieferant gruppieren
3. Frischmarkt-Liste prüfen
4. Bestellsumme: €47,80 (erreicht €50 Minimum mit Liefergebühr)
5. Vor 10 Uhr anrufen für Dienstag-Lieferung
6. Für andere Lieferanten nach deren Lieferplan wiederholen

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Lieferanten vergleichen#

Preisvergleich#

Preise verfolgen:

• Gleicher Artikel von verschiedenen Lieferanten
• Input-Preise vergleichen
• Zum besten Preis wechseln
• Preisänderungen über Zeit verfolgen

Beispiel:

Hähnchenbrust-Vergleich:
- Qualitätsfleisch AG: €6,50/kg (Primär)
- Metro Foods: €7,00/kg (Backup)
- Großhandel: €6,20/kg (nur Großmenge, mindestens 50kg)

Entscheidung: Qualitätsfleisch AG verwenden (guter Preis, zuverlässig, flexible Mengen)

Qualitätsüberlegungen#

Über den Preis hinaus:

• Produktqualität
• Lieferzuverlässigkeit
• Kundenservice
• Zahlungsbedingungen
• Rückgabebedingungen

Beispiel-Bewertung:

Lieferant A:
Preis: ★★★★☆ (gut)
Qualität: ★★★★★ (ausgezeichnet)
Zuverlässigkeit: ★★★★★ (immer pünktlich)
Service: ★★★★☆ (reaktionsschnell)
Gesamt: Bevorzugter Lieferant

Lieferant B:
Preis: ★★★★★ (bester)
Qualität: ★★★☆☆ (inkonsistent)
Zuverlässigkeit: ★★☆☆☆ (oft verspätet)
Service: ★★☆☆☆ (schwer erreichbar)
Gesamt: Nur Backup

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Lieferanteninformationen bearbeiten#

Lieferantendetails aktualisieren#

Wann aktualisieren:

• Kontaktperson wechselt
• Telefon/E-Mail ändert sich
• Lieferplan ändert sich
• Preisbedingungen ändern sich
• Adresse ändert sich

Wie bearbeiten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Lieferanten
2. Lieferant in Liste finden
3. Klicken zum Bearbeiten
4. Informationen aktualisieren
5. Änderungen speichern

Beispiel-Update:

Frischmarkt Bauernhof - Updates:
Alter Kontakt: Hans Müller
Neuer Kontakt: Emily Rodriguez (Hans im Ruhestand)

Alte Telefonnummer: (0800) 123-4567
Neue Telefonnummer: (0800) 123-4999

Alte Lieferung: Täglich
Neue Lieferung: Montag, Mittwoch, Freitag (geänderter Plan)

Notizen aktualisieren und speichern.

Massenaktualisierungen#

Mehrere Inputs ändern:

• Wenn Lieferantendaten sich ändern, Lieferantendatensatz aktualisieren
• Alle diesem Lieferanten zugewiesenen Inputs sehen aktualisierte Informationen
• Kein Bearbeiten jedes einzelnen Inputs nötig

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Lieferanten deaktivieren oder löschen#

Lieferanten entfernen#

Deaktivieren vs. Löschen:

• Deaktivieren: Aus aktiver Liste ausblenden, Historie behalten
• Löschen: Permanent entfernen (wenn keine Inputs zugewiesen)

Wann entfernen:

• Lieferant wird nicht mehr verwendet
• Lieferant nicht mehr im Geschäft
• Zu besserem Anbieter gewechselt
• Lieferanten konsolidieren

Prozess:

1. Prüfen, welche Inputs den Lieferanten verwenden
2. Diese Inputs neuem Lieferanten zuweisen (oder Zuweisung aufheben)
3. Dann Lieferant deaktivieren oder löschen

Beispiel:

Lieferant "ABC Foods" entfernen:

Inputs, die ABC Foods verwenden:
- Zucker (5kg Beutel)
- Salz (1kg)
- Pfeffer (500g)

Aktion:
1. Zucker bearbeiten → Lieferant auf Restaurant Supply GmbH ändern
2. Salz bearbeiten → Lieferant auf Restaurant Supply GmbH ändern
3. Pfeffer bearbeiten → Lieferant auf Restaurant Supply GmbH ändern
4. ABC Foods Lieferant löschen (jetzt ungenutzt)

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Lieferanten-Best-Practices#

Effektiv organisieren#

Namenskonventionen:

• Klare, konsistente Namen verwenden
• "Frischmarkt Bauernhof" nicht "FM" oder manchmal "Frischmarkt" und manchmal "Bauernhof"
• Einfacher zu suchen und zu filtern

Vollständige Informationen:

• Alle relevanten Felder ausfüllen
• Kontaktinformationen aktuell halten
• Lieferpläne dokumentieren
• Mindestbestellungen notieren

Regelmäßige Überprüfung:

• Kontaktinformationen vierteljährlich aktualisieren
• Ungenutzte Lieferanten entfernen
• Überprüfen, ob Preise aktuell sind
• Prüfen, ob Lieferpläne noch stimmen

Lieferantenbeziehungen#

Wichtige Details dokumentieren:

Lieferant: Qualitätsfleisch AG
Kundenbetreuerin: Sarah Schmidt
Persönliche Notiz: Bevorzugt Bestellungen telefonisch vor 14 Uhr. Sehr entgegenkommend bei Eilbestellungen. Tolle Quelle für Spezialstücke. Sonntags geschlossen.

Bevorzugter-Kunde-Status: Ja (seit 5 Jahren dabei)
Sonderpreise: 10% Rabatt auf Bestellungen über €500

Leistung verfolgen:

• Pünktliche Lieferungen
• Produktqualitätskonsistenz
• Preisstabilität
• Servicereaktionsfähigkeit
• In Notizen dokumentieren

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Lieferanten-Szenarien#

Szenario 1: Primär- und Backup-Lieferanten#

Setup:

Primär für Gemüse:
Lieferant: Frischmarkt Bauernhof
Inputs: Alles frisches Gemüse und Obst
Notizen: Primärlieferant, beste Qualität, tägliche Lieferung

Backup für Gemüse:
Lieferant: Metro Gemüse
Inputs: Gleiche Artikel als separate Backup-Inputs
Notizen: Verwenden, wenn Frischmarkt nicht vorrätig oder geschlossen

Workflow: Bei Frischmarkt bestellen, bei Bedarf auf Metro wechseln

Szenario 2: Spezialisierte Lieferanten#

Verschiedene Lieferanten für Kategorien:

Fleisch: Qualitätsfleisch AG (Spezialitäten, Expertenberatung)
Gemüse: Frischmarkt Bauernhof (täglich frisch)
Trockenwaren: Restaurant Supply GmbH (Großmengenpreise)
Milchprodukte: Lokale Molkerei (hoffrisch, unterstützt lokal)
Meeresfrüchte: Küstenfisch (frischer Fang über Nacht)

Jeder Lieferant glänzt in seiner Kategorie—Stärken nutzen.

Szenario 3: Konsolidierung für Effizienz#

Vorher:

5 verschiedene Lieferanten, kleine Bestellungen bei jedem
Viele Liefergebühren, Koordinationsaufwand
Mehrere Rechnungen zu verwalten

Nachher:

2 Hauptlieferanten (Restaurant Supply GmbH, Frischmarkt)
Größere Bestellungen, bessere Preise
Weniger Lieferungen, weniger Koordination
Vereinfachte Buchhaltung

Kompromiss: Etwas weniger Spezialisierung, aber viel effizienter.

Szenario 4: Saisonaler Lieferantenwechsel#

Beispiel:

Sommer:
Lieferant: Lokaler Bauernmarkt
Inputs: Tomaten, Salat, Gurken, Beeren
Grund: Hauptsaison, beste Qualität, lokal unterstützen

Winter:
Lieferant: Metro Foods
Inputs: Tomaten, Salat, Gurken (keine lokalen Beeren)
Grund: Lokaler Bauernhof geschlossen, zuverlässige Ganzjahresquelle nötig

Lieferantenzuweisungen saisonal aktualisieren.

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Lieferantenberichte und Analyse#

Nutzungsberichte (wenn verfügbar)#

Lieferantenausgaben:

• Wie viel bei jedem Lieferanten ausgegeben
• Welcher Lieferant die meisten Zutaten liefert
• Kostentrends über Zeit

Beispiel-Bericht:

Lieferantenausgaben (Letztes Quartal):
Restaurant Supply GmbH: €8.450 (42%)
Frischmarkt Bauernhof: €6.200 (31%)
Qualitätsfleisch AG: €4.100 (20%)
Lokale Molkerei: €1.250 (6%)
Gesamt: €20.000

Lieferantenmix optimieren#

Analysefragen:

• Bin ich zu abhängig von einem Lieferanten?
• Könnte ich für bessere Preise konsolidieren?
• Sind Nischenlieferanten den Aufwand wert?
• Sollte ich wechseln, um Geld zu sparen?

Beispiel-Analyse:

Aktuell: 7 Lieferanten, durchschnittliche Bestellung €60 je
Vorgeschlagen: 3 Lieferanten, durchschnittliche Bestellung €140 je

Vorteile:
- Weniger Liefergebühren
- Bessere Großmengenpreise (größere Bestellungen)
- Stärkere Verhandlungsposition
- Weniger Verwaltungsarbeit

Nachteile:
- Weniger Produktvielfalt
- Höheres Risiko bei Lieferantenproblem
- Kann spezialisierten Service verlieren

Entscheidung: Auf 4 Lieferanten konsolidieren (einen Spezialisten für einzigartige Artikel behalten)

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Integration mit MenuM8-Workflow#

Vollständiges Workflow-Beispiel#

Eventplanung mit Lieferanten:

1. Kalkulation für Event erstellen (100 Gäste)
2. Produkte zur Kalkulation hinzufügen
3. Einkaufsliste generieren
4. Nach Lieferant gruppieren:
   - Frischmarkt: €120 (Gemüse)
   - Qualitätsfleisch: €340 (Proteine)
   - Restaurant Supply: €85 (Trockenwaren)
5. Lieferantenlieferpläne prüfen
6. Bestellungen aufgeben:
   - Dienstag: Bei Frischmarkt bestellen (Donnerstag-Lieferung für Freitag-Vorbereitung)
   - Mittwoch: Bei Qualitätsfleisch bestellen (Freitag-Lieferung)
   - Jederzeit: Bei Restaurant Supply bestellen (Lieferung am nächsten Tag)
7. Zutaten empfangen
8. Event vorbereiten

Rezeptkalkulation mit Lieferantendaten#

Beispiel:

Produkt: Caesar Salat
Zutaten:
- Römersalat (Frischmarkt): €0,30
- Parmesan (Lokale Molkerei): €0,45
- Croutons (Restaurant Supply): €0,15
- Caesar-Dressing (hausgemacht): €0,25

Gesamtkosten: €1,15 pro Portion
Lieferantenaufschlüsselung zeigt, woher jede Kostenkomponente kommt.

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Lieferanten-Fehlerbehebung#

Lieferant kann nicht gelöscht werden#

Problem: Fehler beim Versuch, Lieferant zu löschen

Ursache: Inputs sind diesem Lieferanten noch zugewiesen

Lösung:

1. Zur Inputs-Liste gehen
2. Nach Lieferant filtern (wenn verfügbar)
3. Diese Inputs neu zuweisen oder löschen
4. Erneut versuchen, Lieferant zu löschen

Lieferant nicht im Dropdown sichtbar#

Problem: Kann Lieferant beim Bearbeiten eines Inputs nicht auswählen

Ursache: Lieferant könnte deaktiviert oder gelöscht sein

Lösung:

1. Lieferantenliste prüfen
2. Lieferant bei Bedarf reaktivieren
3. Oder neuen Lieferanteneintrag erstellen

Lieferant-Kontaktdaten verloren#

Problem: Muss Lieferantendaten aktualisieren, kann Details nicht erinnern

Lösung:

1. Alte Rechnungen auf Kontaktdaten prüfen
2. Online nach Lieferanten-Website suchen
3. Hauptnummer anrufen, um aktuellen Kontakt zu erhalten
4. MenuM8-Datensatz aktualisieren

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Häufige Fragen#

Muss ich Lieferanten in MenuM8 verwenden?#

Nein, Lieferanten sind optional. Sie können Inputs ohne Lieferantenzuweisung verwalten. Lieferanten sind eine Komfortfunktion für Organisation und Einkaufslistengruppierung.

Kann ich einem Input mehrere Lieferanten zuweisen?#

Nicht direkt in einem Input. Erstellen Sie separate Inputs für jeden Lieferanten (z.B. "Mehl - Lieferant A" und "Mehl - Lieferant B") oder verfolgen Sie Alternativen in Notizen.

Kann ich meine Lieferantenliste importieren?#

Abhängig von der MenuM8-Version. Einige Versionen unterstützen CSV-Import. Dokumentation prüfen oder Support kontaktieren. Ansonsten Lieferanten manuell hinzufügen.

Wie viele Lieferanten kann ich hinzufügen?#

Normalerweise kein Limit. Fügen Sie so viele Lieferanten hinzu, wie Sie verwenden. Allerdings können zu viele Listen unhandlich machen—erwägen Sie Konsolidierung für Effizienz.

Kann ich Einkaufshistorie nach Lieferant verfolgen?#

MenuM8 verfolgt primär Kalkulationen und Rezeptdaten, nicht vollständige Einkaufshistorie. Für detaillierte Einkaufsaufzeichnungen erwägen Sie Integration mit Buchhaltungs- oder Inventarsoftware.

Kann ich Lieferanteninformationen exportieren?#

Normalerweise ja, über CSV- oder Excel-Export. Prüfen Sie Einstellungen oder Berichte für Exportoptionen.

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Hilfe erhalten#

Lieferantenverwaltungs-Support#

Support kontaktieren:

• Besuchen Sie unsere Support-Seite für Unterstützung
• Fragen zu Lieferantenfunktionen
• Hilfe bei Organisationsstrategien
• Datenimport-/Exportunterstützung

Dokumentation prüfen:

• Spezifische Funktionen für Ihren Plan überprüfen
• Einige Lieferantenfunktionen können je nach Planstufe variieren

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• Ihr Konto verwalten